Agendamanager

De agendamanager geeft een bedrijf breed overzicht van de afspraken, Het venster is in vijf bereiken verdeeld: Bovenaan staat het selectiebereik, daarna volgt er een overzicht van de afspraken, daaronder staat de detailomschrijving van een afspraak, een overzicht van de uitgenodigde deelnemers en tenslotte meerdere knoppen.

Selecteer eerst een periode waarvoor afspraken getoond moeten worden. Dit kan door het invoeren van de velden <van> … <tot> of door op een datum in de kalender aan de rechterkant te klikken. Daar kan direct een dag geselecteerd worden. De week wordt door op <Wk> te klikken geselecteerd. Wanneer de hele maand geselecteerd moet worden, klik dan op de naam van de maand. Klik dan op <Tonen>.

De afspraken worden in de vorm van een tabel weergegeven. Wanneer er bij de afspraak een adres is ingesteld, dan wordt het contactadres en de matchcode ingesteld. Wanneer een afspraak nog niet in de agenda is ingevoerd, wordt dit onder status aangegeven.

Via de knop <!> staan de functies <Details>, <Reserveren>, <Opheffen> en <Verwijderen> ter beschikking.

Details - Roept de details van de afspraak op.

Reserveren - Voert de afspraak in de agenda van de deelnemer in.

Opheffen - Verwijdert de reservering in de agenda’s.

Verwijderen - Verwijdert de afspraak.

Daaronder wordt de detailomschrijving van een afspraak getoond. Via de <…>-knop wordt er aanvullend nog een venster geopend om een memotekst vast te leggen.

In de vorm van een tabel worden de deelnemers aan een afspraak getoond.

Door de icoon aan het begin van een regel wordt getoond of de deelnemer toegezegd heeft. Om een uitnodiging voor een afspraak <handmatig> toe te zeggen (de deelnemer heeft bv. telefonisch toegezegd), klik op de knop <Accepteren>. In de tijdlijn onder “Planning” staat informatie over de beschikbaarheid van de deelnemer.

Tenslotte staat onderaan het dialoogvenster een balk met knoppen.

Nieuwe afspraak - Het dialoogvenster om een afspraak aan te maken wordt geopend.

Nieuwe bespreking - Er kan een afspraak met meerdere deelnemers aangemaakt worden.

Controleren - Er wordt gecontroleerd of de geplande deelnemer bij de bespreking ter beschikking staat.

Reserveren - De afspraak wordt in de agenda ingevoerd.

Opheffen - De tijdreserveringen in de agenda worden opgeheven.

Sluiten - Agendamanager wordt gesloten.