Wanneer bepaalde documentsoorten elektronisch verstuurd dienen te worden, bijvoorbeeld een factuur per e-mail naar de klanten, is het mogelijk om een standaard e-mail sjabloon te maken en deze met het document mee te versturen.
Sjablonen worden gebruikt om het opstellen van e-mails eenvoudiger te maken en zorgen voor een standaard beeld in de communicatie naar buiten.
Een e-mail sjabloon of handtekening wordt als volgt ingericht:
Ga naar "Communicatie --> Basisgegevens --> E-mails --> Gezamenlijke sjablonen"
Korte omschrijving / Omschrijving - Geef hier een korte omschrijving en een omschrijving van de sjabloon.
Tonen/Weergave voor … - Stel hier in wanneer de sjabloon ter beschikking moet staan.
Speciaal geval handtekening - Handtekeningen zijn verschillend van de andere sjablonen doordat de gebruikte adres plaatshouders betrekking hebben op het adres van de e-mailafzender. Bij alle andere sjablonen hebben de plaatshouders betrekking op het adres van de e-mailontvanger.
In de gebruikersinstellingen kan zowel een handtekening alsook een standaardsjabloon ingesteld worden. Ook in e-mails kunnen afzonderlijk sjablonen of handtekeningen ingevoegd worden.
Afzender
Voor e-mails die op sjablonen gebaseerd zijn, kan een afzender adres ingesteld worden.
Contact
Stel hier de waardes voor de contactrecord in.
Stel hier de sjabloontekst in.
Taal - Stel hier in voor welke taal de tekst ingesteld moet worden.
Tekst:
Onderwerp
In de onderwerpregel van e-mailsjablonen kunnen de standaard plaatshouders worden gebruikt, die ook in de teksteditor gebruikt worden.
Bijlagen
Ook is het mogelijk om met een sjabloon een standaard document mee te versturen, bijvoorbeeld de algemene voorwaarden. Dit wordt ingesteld onder het tabblad documenten. Onder het tabblad ontvangers kunnen eventueel vaste ontvangers vastgelegd worden.
Aan een sjabloon kunnen ontvangers toegewezen worden. Deze worden automatisch ingevoerd nadat er een sjabloon geselecteerd is.
Speciaal geval handtekening
Handtekeningen worden in hetzelfde venster aangemaakt als de sjablonen. Zij zijn verschillend van de andere sjablonen doordat de gebruikte plaatshouders bij handtekeningen betrekking hebben op de adresgegevens van de e-mailafzender. Bij de andere sjablonen hebben de plaatshouders betrekking op het adres van de e-mailontvanger.
De adresgegevens van de afzender zijn afhankelijk van de adresgegevens die in de medewerkersstam ingesteld zijn. Opdat emalo weet welke medewerker op het moment aangemeld is, moet in de medewerkersstam de daarbij behorende emalo gebruiker gedefinieerd zijn.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.